Question Espace ?
Arbre de noël d’entreprise : Les espaces.
TUTO
Nos conseils pour organiser les espaces de votre arbre de noël d’entreprise.
Où organiser votre Arbre de Noël d’entreprise ?
Arbre de Noël d’entreprise : Les espaces réceptifs nécessaires à cet événement.
Beaucoup de nos clients organisent leur arbre de noël dans leurs locaux. Cette solution est sans aucun doute notre espace d’animation préféré. Elle permet d’économiser un budget considérable et de consacrer celui-ci au plaisir de jouer ! Toutefois, d’autres espaces de réception sont possibles si votre entreprise est dans l’incapacité d’accueillir le jeune public. Aussi, Animadom vous donne quelques pistes pour organiser votre noël d’entreprise dans les meilleurs conditions pour les enfants.
1 | Un arbre de noël implanté dans vos locaux : Les impératifs.
Vous souhaitez organiser votre Arbre de Noël dans vos locaux et accueillir les enfants de vos collaborateurs « à domicile ». C’est une très bonne idée ! Les enfants ont peu d’occasion de se rendre sur le lieu de travail de leurs parents et sont friands de cette découverte. C’est également l’occasion de favoriser la cohésion de vos équipes et de renforcer l’esprit familial de l’entité professionnelle. Cependant, il est important de prendre en compte quelques conditions techniques propres à l’organisation d’un arbre de noël. En effet cet événement familial est bien différent des réceptions dédiées à un public composé uniquement d’adultes.
Prévoir une surface suffisante pour accueillir vos invités dans un espace adapté au nombre de ces derniers et aux animations prévues sur votre arbre de noël d'entreprise.
Calulez la surface nécessaire à l'implantation de votre projet d'arbre de noël en entreprise.
Concerant le surface nécessaire pour organiser les espaces de votre arbre de noël d’entreprise, nous vous invitons à faire le calcul suivant :
Il vous faut comptabiliser environ, 1,5m2 par personne, lorsque vous organisez un dîner dans une salle de réception. Cette surface par personne comprend l’espace des tables, chaises et les couloirs de circulation.
Pour un arbre de noël d’entreprise avec stands d’animations, l’estimation de la surface des espaces nécessaire sera identiques, le mobilier de restauration étant ici occupé par le mobilier de jeu. Ainsi vous pouvez partir sur le même calcul :
Surface nécessaire = 1.5m2 x le nombre d’invités.
Nos propositions contiennent toutefois les surfaces nécessaires pour chacunes des animations que nous vous proposons. Certains de nos stands d’animations nécessitent un ratio m2/personne un peu plus important comme par exemple notre chalet gonflable de noël. Quelques autres paramètre vous obligent également à envisager quelques surfaces et m2 supplémentaires :
- Vous comptez planifier un spectacle de noël.
Nous vous conseillons de prévoir un espace distinct de votre salle de réception si celle-ci est prévue pour un goûter, cocktail et autres animations ludiques. Cette cohabitation spectacle et animations est difficile. Le brouhaha des parents qui profite des petits fours et d’une coupe de champagne nuit considérablement à la représentation en cours. - Les prestataires vous imposent une salle de régie pour stocker certain matériel durant la prestation ou des espaces vestiaire ou HMC pour les intervenants de votre arbre de noël d’entreprise.
- Vous souhaitez disposer d’une piste de danse nottament au cous d’un arbre de noël d’entreprise en soirée. Cet espace n’est pas envisagé par notre model de calcul précédent.
Dans tout les cas de figure, nous vous invitons à établir un plan le plus à l’echelle possible, idéalement coté, afin de pour visualiser les différents espaces de votre arbres de noël d’entreprise et ainsi les organiser de façon cohérente.
Organisez les différents espaces d'animations de façon cohérente.
Nous vous invitons ici à réflechir à la mise en place des postes d’animations ou de restauration de votre arbre de noël d’entreprise. Quelques principe de base peuvent vous guider et vous éviter quelques déconvenues.
- Réunir les animations à destination des différentes tranches d’âges.
En effet, les stands petite enfance, ateliers créatifs, maquillage principalement prévus pour des enfants de 3 à 10 ans devront être relativement proches afin de limiter les déplacements et faciliter la circulations de tous. - L’arrivée du Père noël et la remise des cadeaux, souvent organisées en fin de prestation, doit permettre de réunir parents et enfants simultanément et pour un temps non négligeable. Aussi préférez une surface suffisante qui puisse contenir à la fois un espace dédié au sapin décoré non loin du personnage amblématique votre arbre de noël, assis confortablement sur un grand fauteuil digne de son imortance, et aux paparazzis qui souhaiterons incontournablement immortaliser ce moment magique de votre fête d’entreprise. Enfin, stockez les cadeaux à proximité de cet espace s’ils ne sont pas déjà sous le sapin afin de ne pas avoir à traverser avec les nombreux présents tout votre espace de réception.
- Certaines animations nécessitent ou profitent de conditions techniques particulières.
Par exemple, notre animation escape game de noël préfère un espace cosi, séparé des autres pôles d’animations de votre arbre de noël d’entreprise pour offrir une expérience ludique parfaite. De la même façon d’autres activités imposent une arrivée éléctrique ou un monte charge, pour une implantation dans l’un des étages de vos locaux. - Tout particulièrement dans le cadre d’une animation mini club pour votre arbre de noël d’entreprise, privilégiez des espaces à proximité des commodités et d’un point d’eau potable. Nos animateurs assurant dans ce cadre une prise en charge complète des enfants, cette facilité permettra de répondre au mieux au besoin d’encadrement du jeune public.
Accueillir les enfants des salariés demande un logistique singulière !
Les espaces doivent être organisés en conséquence des enfants présents. Le premier élément et certainement le plus important à prévoir quand on organise une réception avec des enfants est sans doute la SÉCURITÉ du jeune public. La sécurisation des accès aux différents espaces de l’entreprise doit être pensée.
Certains lieux, potentiellement dangereux ou stratégiques devront être fermés à clés. Les enfants sont souvent quelque peu aventuriers sinon simplement curieux…
Nous vous conseillons donc de condamner toutes les sorties de vos locaux autres que l’entrée principale et d’attribuer à cet accès un personnel interdisant la sortie des locaux aux enfants non accompagnés.
D’autre part, les espaces de l’entreprise extérieurs à l’arbre de noël doivent également être inaccessibles afin de limiter la déambulation enfantine qui échappe parfois à la surveillance parentale dans ce contexte festif.
Par ailleurs quelques autres points stratégiques sont prépondérants :
- Selon les conditions climatiques, salés votre Parking peut s’avérer utile !
- Organiser un vestiaire car l’hiver vos invités sont des plus couverts.
- Si possible équiper les prises électriques de caches prises si ce n’est déjà fait.
- Fléchez les accès aux toilettes, les conjoints et grands enfants pourront ainsi s’orienter rapidement !
- Préférez un espace non moquetté pour le goûter plutôt que de devoir réparer les tâches de crêpes chocolats renversées.
- Prévoir un espace pour changer les bébés sera très apprécié des jeunes parents.
- Offrir un espace spécifique à votre éventuel spectacle de noël loin du Brouhaha du cocktail adulte et espaces ludiques.
- Sectoriser les espaces de jeux par tranches d’âges limitera quelque peu la circulation des enfants et les accidents.
- Une sonorisation d’ambiance qui tient compte de la fragilité des tympans des jeunes enfants.
- Un stand extérieur couvert pour les grands fumeurs plus nombreux du fait de la présence des conjoints.
Un espace décoré pour un arbre de noël magique !
L’arbre de noël de votre entreprise s’adresse avant tout aux enfants. Si nos animations pour arbre de noël sont déjà des éléments de décors qui suffisent au dépaysement nécessaire à cette fête familiale de fin d’année, tous les prestataires ne s’attardent pas sur ce détail pourtant essentiel pour les enfants.
Transporter le jeune public dans l’univers de Noël ne demande pas un investissement si conséquent… Le sapin de noël est un impératif, évidemment. Mais vous pouvez, à moindre coût, offrir au jeune public et aux parents quelques paysages de saison qui feront la différence. Jeux de lumières vert, rouge, or et déguisements de Noël pour les organisateurs changent la donne. Mais aussi :
- Un Père-Noël digne du Héro de Noël et de l’imaginaire des enfants est impératif.
- Un fauteuil ou canapé prestigieux et confortable pour accueillir le Père-Noël en compagnie d’une fratrie ou d’une famille toute entière.
- Un « Dress Code » pour les animateurs et pourquoi pas les participants.
- Une ambiance musicale adapté au jeune public en terme de décibels et de vocabulaire…
Enfin, nous vous conseillons vivement de dimensionner les espaces de votre arbre de noël d’entreprise au nombre d’invités. Afin d’être des plus convivial, il est important que les surfaces de jeux, de spectacle, de cocktail permettent une certaine proximité afin que, sans être collés les uns aux autres, jeune public et public parental puissent vivre un noël d’entreprise chaleureux comme l’exige cette traditionnelle fête enfantine de fin d’année.
2 | Un arbre de Noël d’entreprise sur un site de réception dédié.
Le choix de votre site de réception pour votre arbre de noël ne peut être fait au hasard… Si, pour le plus grand nombre des PME et entreprises locales en région, les salariés vivent à proximité de leur lieu de travail, en région parisienne la réalité est parfois bien différente. Aussi il est essentiel que les espaces réceptifs réservés pour votre prochain arbre de noël soit équidistant ou presque du domicile d’un maximum de vos invités. S’assurer un accès simple, proche des grands axes et transports en commun peu également s’avérer judicieux tant les conditions de circulation sont difficiles en cette période de l’année ! Enfin, il existe des lieux et espaces qui s’avèrent plutôt originaux selon les caractéristiques de votre arbre de noël d’entreprise…
Louer une salle de réception adapté à cet événement familial.
Nous conviendrons que louer une salle de réception est une solution qui permet d’externaliser facilement cette fête d’entreprise. Tout équipée et spécialement prévue pour vous accueillir, vous disposerez de toutes les commodités liées à cette activité festive du monde de l’entreprise. Vos prestataires spécialisés ont souvent des partenaires qui connaissent parfaitement leurs espaces et vous permettront de faciliter l’organisation d’un arbre de Noël « All Inclusive ». Toutefois il ne vous est pas interdit de vous montrer originaux ou particulièrement sensible à l’esprit de noël. C’est pourquoi nous vous proposons ici quelques pistes afin d’offrir à vos invités un arbre de noël mémorable !
- Les sites de réception type « corps de ferme », boisés, vous offrent un cadre et des espaces qui sont davantage dans l’esprit de noël.
- Vous êtes une petite entreprise et organisez un arbre de noël avec seulement une vingtaine de participants ? Recherchez un chalet sur AirB&B et offrez aux enfants une visite ludique de l’atelier des lutins ou un conte de noël VIP.
- La solution de réserver un théâtre jeune public ou un espace privatisé pour un spectacle de noël peut également s’avérer être un choix judicieux si vous avez des contraintes budgétaires ne permettant cette année de faire mieux.
- Enfin, pourquoi ne pas vous associer, à une ou aux entreprises voisines afin d’avoir accès à un espace de réception prestigieux et ainsi offrir aux familles un arbre de noël exceptionnel comprenant le « Best Of » de l’événementiel jeune public pour cette fête traditionnelle de fin d’année.