ORGANISER un ARBRE DE NOËL de A à Z

Les 5 conseils d’un professionnel pour organiser un arbre de Noël.

Notre démarche, nos engagements, en tant qu’organisateur de votre Arbre de Noël, pour une prestation assurée de A à Z par nos soins …

Organiser l’arbre de Noël de votre entreprise est notre métier depuis 2004. Une petite quinzaine d’années au cours desquelles nous avons imaginé, écrit, produit, animé, débriefé, plusieurs centaines d’Arbre de Noël, de petites, moyennes, grandes entreprises, dans leurs locaux et sur bon nombre de sites de réception à Paris, dans toute l’Île de France et ailleurs, du côté de Douai, de Strasbourg, Reims, Nice, Bordeaux, Biarritz, Toulouse, dont une petite moitié organisées de A à Z par notre agence. Afin de vous garantir l’organisation d’un Arbre de Noël de qualité, nous avons pris quelques bonnes habitudes qui vous serons sans nulle doute bien utiles pour organiser VOTRE arbre de noël.

« Prévoir et organiser votre Arbre de Noël bien en amont de l’événement de façon aussi précise que possible, c’est vous offrir la liberté, le jour J, d’apprécier et donc d’orchestrer, de « spontanéiser », chaque séquence de votre Arbre de Noël et de laisser ainsi opérer la magie liée à cette événement familial traditionnel de l’entreprise ».

Franck LEBETTRE

Responsable d′animation.

Pour organiser un Arbre de Noël de mains de maître, lisez ceci :

Vous ou votre comité d’entreprise êtes chargé cette année d’organiser l’arbre de noël des enfants du personnel. Il s’agit là de votre première expérience en la matière ; vous souhaitez organiser un arbre de noël résolument différent, pour changer, …; Vous n’êtes pas contre quelques conseils de professionnels pour organiser l’Arbre de noël VIP dont vous rêvez.
Nous vous proposons de faire avec nous le chemin qui est le nôtre pour organiser et préparer un événement « enfants » aux couleurs et à la hauteur des fêtes de fin d’année. Un rendez-vous familial traditionnel de l’entreprise à ne pas manquer !
Si vous disposez d’un interlocuteur unique au sein de notre agence pour organiser votre Arbre de Noël, nous vous offrons les services de bons nombres de professionnels spécialistes de l’événementiel jeune public, avec lesquels nous collaborons depuis longtemps, selon vos envies, les besoins, contraintes, LES jeune(s) public(s) attendus et autres désidératas liés à l’organisation de l’événement enfant et familial de l’année en entreprise. Lieu insolite, prestigieux, idéal pour organiser un arbre de noël traditionnel ou organiser un arbre de noël thématique, invitations, communication(s), décoration, mise en lumières et sonorisation des espaces, artistes, ludi-lutins, graphistes, animations et spectacle(s) de Noël, sécurité et assistance, catering technique et service traiteur, nous coordonnons l’ensemble des acteurs et actions nécessaires à l’organisation de votre événement familial de fin d’année, à l’aide de quelques outils logistiques devenus de véritables garanties quant au bon déroulement de l’événement.

« Quelques bonnes habitudes bien utiles de notre agence pour organiser VOTRE arbre de noël d’entreprise »

Repérage sur site impératif pour organiser un Arbre de Noël sur mesure…

Repérer les espaces réceptifs qui accueilleront l’organisation de votre Arbre de Noël, (qu’il s’agisse de vos locaux ou de votre site de réception habituel), est un impératif non négociable. Temps d’implantation, de montage, accès préférentiels, organisation des espaces, hauteur(s) de plafond(s), présence d’un espace scénique, proximité des commodités avec l’espace enfance organisé pour votre arbre de noël… Ces éléments sont autant de paramètres qu’il nous faut maîtriser pour organiser un projet d’Arbre de Noël à la hauteur de l’événement familial de l’année, “collant” au mieux aux caractéristiques du lieu. Photos, mesures, croquis, nous visitons attentivement notre futur terrain de jeu. Cette visite donnera lieu, plus tard à la mise en place d’un plan d’implantation, commun à l’ensemble des prestataires intervenant pour organiser un Arbre de Noël sur mesure.

LES 10 PREMIERES QUESTIONS A SE POSER POUR ORGANISER UN ARBRE DE NOËL.



Quel que soit le prestataire que vous consulterez pour organiser votre arbre de noël, il commencera par vous poser la question de la date de l’événement. Certains n’établiront de proposition que si vous disposez de cette information.

Selon votre projet d’arbre de noël, (organiser un arbre de noël identique et multi-sites, organiser un arbre de noël, en soirée à Paris ou sur 3 jours, à Genève, organiser un arbre de noël dans vos locaux, avec spectacle et maquillage enfant), nous devrons organiser le déroulement de votre événement et planifier chaque intervenant. Réfléchissez donc aux horaires et à la durée de votre prestation.

Tous les bons animateurs enfants savent que les enfants de 3 ans, de 5 ans, de 7 ans, de 9 ans, de 11 ans et de 13 ans, ont des centres d’intérêt, des connaissances, des compétences, des capacités, des attentes, différentes. Préciser le nombre d’enfant au nombre d’enfants par tranches d’âges, (0/3 ans – 3/6 ans – plus de 6 ans, sont des indices pertinents), vous permettra de choisir des activités pour tous les enfants, en nombre et diversité suffisantes.

Que vous soyez en recherche d’un espace de réception qui accueille l’organisation de votre arbre de noël ou que cet événement se déroule chez vous, dans vos locaux, vous devrez pouvoir organiser les espaces d’animations de votre arbre de noël, aménager les lieux et en connaître quelques conditions techniques, (Accès, parking visiteurs et pros, hauteurs de plafond, surface(s) mises à disposition pour chaque poste, vestiaire, sonorisation, éclairage disponible sur place, ou prévoir un repérage incontournable pour le prestataire chargé d’organiser votre arbre de noël “all incusive”.

Si nous avons tendance à proposer spontanément d’organiser une animation enfants sur le thème de noël, au cours d’un arbre de noël, c’est peut-être parce que nous proposons toute l’année plus de 12 thèmes d’animations jeune public et que nous sommes un peu impatients de jouer à nouveaux avec nos jeux et décors traditionnels de vos « arbres de noël » et fêtes de fin d’année. Toutefois, qu’il s’agisse d’un spectacle ou de stands d’animations, nous pouvons vous proposer un noël circassien, médiéval, olympique, …, aventure ou encore écrire pour vous l’arbre de noël VIP que vous rêvez d’organiser. Enfin, le spectacle enfant n’est pas aussi incontournable que l’arrivée du Père-noël et un spectacle seulement c’est possible aussi. Tout dépend de votre budget. Nous aurions tendance à ce sujet à faire court, mais rayonnant, quand nous disposons d’une petite fourchette budgétaire, et, à prendre quelques aises spectaculaires, pour parfaire les envies féeriques de certains de nos interlocuteurs disposant d’un budget capable de réserver une hotte entière de surprises inédites organisées tout spécialement pour “THE” arbre de noël  .

Si nous ne l’avons pas encore précisé plus haut, nous vous le redirons plus bas. La magie de noël ne dure réellement que quelques années et l’arrivée du Père-Noël est un instant magique que vous offrez à votre jeune public. Investissez dans un costume de luxe, avec tous les accessoires vous coûtera aussi peu cher qu’un beau sapin naturel décoré… Ce serait dommage de s’en priver ! Organiser l’arrivée du Père-noël et la remise des cadeaux par âges, du moins au plus âgés, et s’il vous plait, choisissez un personnage crédible pour habiter le personnage principal de votre arbre de noël.

Nous avons effectivement décidé de consacrer un point complet à l’organisation de la remise des cadeaux. L’image d’un caddie, à gauche du sapin, immanquable par tous les photographes parentaux du jour,  nous a un peu marqués, chez un client, que je ne saurais citer… Alors voilà ! Quelques cadeaux au pied du sapin, ceux des plus jeunes, d’abord, et marqués à leurs noms, un ou deux lutins assistants du Père-Noël, pour aider à organiser le réapprovisionnement au fur et à mesure du passage des enfants, à l’aide d’une grande hotte rouge, pour ajouter au scénario une touche théâtrale bienvenue et ainsi vous organiserez comme il se doit LE moment incontournable de l’arbre de noël de votre entreprise.

La sensibilisation est un élément déterminant pour la réussite de votre animation enfant. Que vous organisiez un arbre de noël ou n’importe quel autre événement jeune public, il vous faut soigner l’emballage.  Musique d’ambiance, éclairages appropriés et quelques gobos de noël projetés aux couleurs de noël.

Si vous pensez qu’organiser un arbre de noël ne vous coutera rien, vous croyez au père-noël ! Tout dépendra du nombre de participants, du choix d’organiser votre noël d’entreprise dans vos locaux ou de louer un site de réception à cet effet. La partie traiteur et l’organisation d’un goûter de noël pèseront également singulièrement dans la balance budgétaire. Jusque là nous sommes sur les mêmes bases que n’importe quelle autre réception. Reste l’animation enfants, et, concernant vos projets d’organiser une animation qui convienne à un arbre de noël pour des enfants de 3 à 12 ans, vous devez multiplier les activités mises à leur disposition. Maquillage ? oui ! Sculpture de ballons ? oui ! Spectacle de noël ? oui ! …
Vous frôlez les 2 000 euros si vous assurez vous-même l’arrivée du Père-Noël. Ajouter un stand ludique de noël intergénérationnel avant et après le spectacle jeune public proposé, une mascotte en déambulation…, sans compter les cadeaux aux enfants aussi symboliques soient-ils… Organiser un arbre de noël n’est pas donné, croire le contraire c’est croire au Père-Noël.

Selon la taille de votre arbre de noël, et nous ne parlons pas du sapin, le nombre d’organisateurs investis en interne et votre expérience de l’organisation d’un événement, si vous vous y prenez dès janvier pour un arbre de noël organisé en Décembre, et que vous suivez les quelques conseils de professionnels ci-dessus, c’est tout à fait jouable. Si vous lisez cet article pour organiser un arbre de noël prévu dans 3 mois, la tâche semble plus compliquée. Si nous sommes en Octobre, décrochez votre téléphone et nous vous aiderons à organiser un arbre de noël clés en main en fonction des animations enfants encore disponibles.

Une agence événementielle spécialiste du jeune public,
recommandée par le Père-Noël pour organiser un Arbre de Noël.

  1. Imaginez-vous organiser un noël familial d’entreprise, réunissant tous les membres de la famille autour d’un arbre de noël convivial ou préférez-vous offrir aux parents et aux enfants deux soirées de noël bien distinctes et adaptées tout spécialement à ces deux publics joueurs mais différents ?
  2. Votre projet nécessite-t-il d’organiser une prise en charge complète du jeune public durant tout ou partie de cette soirée de noël, d’un dîner, et jusqu’à quelle heure tardive dans la nuit souhaitez-vous faire appel à nos animateurs et animations enfants ?
  3. Un espace est-il dédié à l’animation enfant organisée pour votre Arbre de Noël ou cohabitera-t-elle avec celles organisées pour les adultes ?
  4. Une salle de veillée, dortoir, distincte de celle prévue pour la soirée de noël des enfants est-elle disponible ? Devez-vous prévoir le nécessaire de couchage pour les plus jeunes enfants, souvent tombés dans les bras de Morphée quelques minutes après minuit ?
  5. Disposez-vous d’une fiche pédagogique, d’une liste nominative avec les coordonnées des parents pour le jour J ?
  6. Quelles animations organiser, pour mobiliser l’attention d’enfants de 3 à 77 ans, de manière ludique et participative, à partir de 19h et jusqu’au moins 2h pour les plus grands de vos petits invités, sur le thème de Noël, soit plus de 7 heures durant ?
  7. Les animations de noël imaginées peuvent-elles accueillir simultanément au moins la moitié de vos petits invités ?
  8. Disposez-vous d’un personnel diplômé BAFA pour assurer l’encadrement et l’organisation de votre arbre de noël en soirée, impliquant des temps de vie particulier, (dîner, couchage), dans des espaces pas nécessairement adaptés à l’accueil du jeune public.
  9. A quel moment de la soirée prévoyez-vous de faire intervenir le personnage principal de votre arbre de noël, le Père-Noël, et alors organiser la remise des cadeaux ? Pas trop tôt, pour susciter l’impatience, pas trop tard pour ne pas « perdre » les plus jeunes enfants ? Avant ou après dîner ? Évitez-d ’improviser, c’est juste le moment magique de l’organisation de votre Arbre de Noël.
  10. Cette soirée est-elle finalement principalement tournée vers l’enfance ou nous ferez-vous le plaisir de vous proposer un Arbre de Noël organisé pour les enfants de 7 à 77 ans ?

Traduire vos mots d’adultes pour organiser un arbre de noël qui vous ramène en enfance.

Pour comprendre l’idée que vous vous faites de l’organisation de VOTRE arbre de noël nous vous poserons quelques incontournables questions. Si vous compter interroger notre agence pour organiser votre arbre de noël, … à vos crayons !
Nous jouerons tout d’abord les lutins inspecteurs, donc, à l’écoute du moindre indice qui nous mettent sur la voie de l’Arbre de Noël que vous rêvez d’organiser pour vos enfants et de l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Notre mission, pour l’organisation de cet arbre de noël très personnel est cela dit, aussi et avant tout, de répondre aux attentes des enfants de moins de 18 ans. En nous rencontrant vous saurez ! Nous sommes de grands amuseurs d’enfants, organisés et doués d’un savoir-faire plébisciter par le Père-Noël en personne… Idéalement avant Juin, au plus tard en septembre afin de vous assurer un large choix d’options, de lieux, d’animations… Nous vous interrogerons notamment sur le nombre et les âges des enfants présents, la ou les dates envisagées, vos expériences précédentes, afin de vous assurer l’organisation d’un arbre de noël inédit en 2018, version animations, spectaculaire, en déambulation, interactif, intercontinental… Faites le plein d’idées pour organiser votre prochain Arbre de Noël, contactez-nous.
Si vous nous confiez l’organisation générale de votre projet d’arbre de noël, nous aurons tendance à nous en amuser… C’est exactement ce pourquoi nous existons – Réaliser votre projet et vous proposer une prestation qui soit le reflet vivant du tableau présenté. Organiser un Arbre de Noël à la seconde prêt, nous l’avons déjà fait. Scénographie, déroulement de prestation, plan d’implantation, nous vous présentons tous nos projets pour vous assurer l’organisation d’un Arbre de noël clés en main, en détaillant précisément chaque poste proposé sur un Devis Pro-Format dès plus détaillés. Un devis détaillant, donc, l’ensemble des matériels, costumes, consommables, décors, animations pour enfants, durée, tailles, …, conditions techniques particulières, afin que vous sachiez que si notre métier est de vous vendre du rêve, ce n’est pas que ça ! Comparer les propositions de nos confrères, au-delà d’une simple « côte » tarifaire, validé le contenu fourni par le prestataire choisi, afin d’organiser un arbre de noël sans surprises. Demandez à l’agence événementielle enfant que vous consultez de vous raconter l’histoire de votre événement, ce dernier conseil vous éclairera sur l’esprit enfantin qui habite les vrais professionnels de l’organisation d’un Arbre de Noël.

Présentation de projet, parce qu’organiser votre arbre de noël ce n’est pas QUE vous vendre du rêve !

Afin de vous donner un aperçu aussi concret que possible de votre événement, nous vous transmettrons 3 éléments reprenant chacun des postes que vous nous confierez.

  1. Un DEVIS chiffrés, à tiroirs, vous permettra de moduler selon vos préférences les animations incontournables de votre Arbre de Noël.
  2. Une présentation sténographiée, selon les tableaux nécessaires, afin de vous donner une idée visuelle de l’Arbre de Noël que nous comptons organiser pour vous.
  3. Enfin un récapitulatif de l’organisation générale de votre Arbre de Noël, quelques jours avant The Kids Event de l’année, afin de valider, avec les derniers détails et modifications, sur un seul et unique document le déroulement de votre événement.

Un régisseur général enfin, le jour J, connaissant le déroulement de l’événement sur le bout des doigts afin de vivre l’arbre de noël organisé en toute sérénité.
Vous êtes fin prêt à organiser l’arbre de noël 2018 de votre entreprise.

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